1、會議開始前做好全局的總策劃，羅列出會議召開前需要做的各項大到小的工作流程。會議時間、會議名稱、會議地點、會議主題、會議宗旨等。并且還有會議的經費預算、談判等等。這些工作必須要由一個會議籌備小組去做的，個人的力量是有限的。

2、以電話通知各單位在何時、何地舉行會議，并確認各單位與會代表人數。

3、如果會議形式比較鄭重，除電話聯系外，成都會議策劃公司還會用書面文件或通知單、邀請函的形式與各單位聯系，取得明確答復（如書面文件或通知單、邀請函需特殊制作，還得與印刷廠商協商處理）

4、記得取得會議承辦方開出的可提供的服務項目表，針對所需的服務與會議承辦方簽署相關協議、合同，以法律手段保護自己的合法權益。

5、會議開始時參與報到工作，作好協調工作，分發資料，這樣既能認識新朋友也能加深與老朋友的關系。如果與會代表是要交會務費的，還需要負責收取會務費。

6、必須制定出會議日程表和會議演講稿及相關報告內容，如果會議內容并不涉及內部機密，也可將情況告之會議承辦方，請他們協助制定。

7、在會議正式開始前，一定要檢查會場的布置工作（燈光、音響、場形、綠化和特殊設備），確保萬無一失。

8、成都會議策劃公司表示在有了會議承辦方幫助聯系酒店、機場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊等單位的同時，根據時間進度表進行及時的詢問，落實計劃的進度。

 

9、報到結束后，要及時通知會議承辦方最準確的人數、房間數，多出或少出的房間及時與酒店協商解決，避免不必要的麻煩。

10、與會議承辦方協商制定出合理的用餐、叫醒、開會時間。

11、制定與公司和此會議的總目標相一致財務預算，定金一般是先預交總費用的50%，其余費用會議結束時一并解清。

12、一定要做好會議期間的協調工作。

會議結束后，還要根據實際情況做出此次會議的總結報告，備檔。