1. 選擇合適的視頻會議平臺——您可以使用多種選擇。我們建議您考慮您需要的功能，例如聊天、屏幕共享、文件共享、投票、集成邀請和后續電子郵件、參與者數量、記錄能力等因素。

　　2. 盡早發出邀請——記者表示，盡管出差減少，但他們的日程安排比以往任何時候都更加忙碌和雜亂無章。在活動開始前一個月或更長時間發送一封保存日期的電子郵件，以幫助他們保護您的時間段，然后在兩周左右之前發出詳細的邀請，以便注冊（并征求任何特殊要求），然后偶爾發送提醒領先直到事件。

　　它有助于在您的媒體活動前一天發出最后提醒，其中包含指向您的虛擬活動的鏈接和任何最后一分鐘的說明。

　　3. 確保您的演示者和主持人通過硬連線實現最佳連接- 確保您的演示者通過硬連線連接到高速穩健互聯網服務的視頻平臺。

　　我們建議演示者在會議期間前往公司辦公室尋求最佳連接……而不是冒險依賴速度較慢、較弱和不穩定的家庭 Wi-Fi 服務。（要測試您的互聯網連接速度，請單擊此處。）

　　4. 使用經驗豐富的主持人或司儀——沒有什么能像笨拙的交接、尷尬的靜默期或對平臺功能的摸索一樣玷污您的虛擬活動。為了讓您的活動順利和專業地進行，請使用熟練的主持人，他們擅長控制視頻會議平臺、主持問答環節和引導對話。

　　如果您的員工中沒有這樣的人，您的公關機構應該能夠提供或推薦一位有能力、經驗豐富的主持人。

　　您的主持人可以控制誰的麥克風打開和關閉，可以要求參與媒體在聊天窗口中留下他們的問題，還可以在現場問答環節中向記者提問，以保持事情的有序和有條理。

　　5. 為您的虛擬活動安排一些額外時間——如果您的活動將有 30 分鐘的實時評論，請為您的活動安排 60 至 75 分鐘，以便記者有足夠的時間參與整個問答環節……和也許留下來與主持人進行一對一的討論。

　　對于一些最優秀的記者來說，正式問答之后的一對一可能是您活動中最重要的部分。

　　6. 提前指導您的演示者——幫助您的演示者熟悉使用所選視頻平臺。幫助他們優化他們的表現——是的，這是一種表現——通過指導他們適當的攝像機角度（不要太高或太低）、適當的照明、外部麥克風、隔音和其他因素。

　　您可能需要提前購買和試用外置麥克風（有關麥克風評論，請單擊此處）、視頻燈和其他設備，以確保它們的演示看起來和聽起來都很專業。

　　確保您指導您的演示者在演示之前關閉任何其他筆記本電腦/臺式機程序或應用程序，并使他們的手機靜音。

　　7. 進行技術檢查——在技術故障方面不遺余力。至少在您的活動開始前一周，使用他們將用于實際活動的完全相同的位置和設備與您的演示者進行基本的技術檢查。如果聲音或視頻不好，您將失去觀眾。

　　測試您的互聯網連接、筆記本電腦、照明、麥克風、設置和背景，以確保一切正常。尋找可能會干擾您的活動的環境噪音或破壞性活動的潛在問題。

　　技術排練可以幫助您消除可能有損演示文稿的東西 – 例如吱吱作響的椅子、反射陽光的眩光、不穩定的麥克風等 – 并讓您有足夠的時間進行任何需要的更正或改進。

　　建立一個具有不同電源和互聯網服務源的備用位置，作為在演示者辦公室最后一刻出現問題時的備份。

　　8. 計劃分享材料——使用 Dropbox（或類似的文件分享應用程序）鏈接分享您的虛擬資料袋材料（稿、概況介紹、圖像、視頻、背景資料、傳記等）。

　　讓您的主持人提及該鏈接在聊天框中可用，并在演示后立即在活動的聊天框中發布該鏈接，并在任何后續電子郵件中再次發布給記者。

　　9. 在您的實際活動之前測試您的連接- 為意外做好準備，并在活動前一小時左右檢查互聯網連接。萬一停電或互聯網中斷，這將使您的演示者有足夠的時間轉移到您的“B計劃”備用位置。

　　盡管在接下來的幾個月里，我們大多數人實際上將根據需要而不是選擇舉行發布會，但它們很可能會成為大流行后公關工具包中的常用工具，尤其是隨著技術的進步和高管們對它的適應。