三、會議籌備

 

　　會議籌備在邏輯上是按這樣的步驟進行:

 

　　(1)主辦者決定舉行一個會議;

 

　　(2)選擇或聘請承辦者;

 

　　(3)指定策劃委員會;

 

　　(4)確定會議目標;

 

　　(5)選擇會址;

 

　　(6)選擇發言者;

 

　　(了)進行市場營銷;

 

　　(8)舉行會議。

 

　　然而，在實際操作過程中，具體的會議根據其規模、主辦組織的結構等不同而有所區別。

 

　　會議策劃人剪影

 

　　現代的會議策劃人每年要花去幾千小時進行展會活動策劃，從簡單的培訓會到涉及幾千個與會者和幾百個參展人員的大型展臺展會不等.這是一個令人激動的、豐富多彩的和不斷發展著的職業。

 

　　據《會議》雜志進行的一項調查顯示，現代會議策劃人有以下典型特征:

 

　　(1)男性居多(54%為男性，女性占46%);

 

　　(2)與大約11個同事共事于同一個部門;

 

　　(3)有8年的業內工作經驗;

 

　　(4)年薪平均為52400美元(從20000一90000美元不等，或者更多)。

 

　　會議策劃人的主要職責包括預算、挑選會址、與飯店和航空公司以及賣主進行談判、制定活動計劃和貿易展覽計劃、確定餐飲品種、實施飯店及陸地交通的組織工作、進行會后總結，包括向參會人員進行調查并對每項活動所涉及的接待設施和服務進行評估。

 

　　為獲得最佳市場條件，許多會議策劃人同時附屬于幾家專業協會。對其專業而言，以下技術最為有用:杰出的溝通能力和組織能力、領導素質、靈活性、應對壓力的能力。