1、市場調研

 

不同的展會有不同的主辦方和承辦方，有的是政府機構主導，有的是民間組織發起，不同的展會活動有不同的影響力，不同的展位的價格是怎樣，現場人流量有多少，參與企業有多少家，要對不同的展會做好市場調研，選擇效果的幾家展會去參加就可以了。

 

2、制定方案

 

確定參與展會后，就需要制定詳細的活動方案，包括參展活動的主題、流程、目的、時間、參展范圍、展示品、活動策劃活動、布置方案、差旅方案、現場人員、預算、宣傳通稿等。

 

3、確定人員并培訓

 

根據活動規模選擇具體要帶的人數，比如小型展位，帶3人左右即可，一個領導+兩名員工，分別負責物料擺放、商務接待、合作洽談等事宜，但如果展位較大，還準備了其他環節，就要多帶一些人員，去負責不同的事務。另外，對于展會現場的接待和咨詢，要對員工做好專門的話術培訓，展現更好的企業形象。

 

4、物料準備

 

制作好相關海報、準備易拉寶、X展架、橫幅、彩球、宣傳手冊、名片、DM單、展會宣傳片、招商手冊、客戶參展邀請函、企業會刊、登記手冊、參展產品等，如果要布置舞臺，還要準備相應的配套設施如燈光、音響、攝像頭、耳麥等，還要邀請表演人員和主持人。

 

5、展臺布置及展示

 

對于企業來說，展會是一個很好的進行產品展示、吸納經銷商、尋求合作的平臺，所以就算展會行業越發不景氣，但依然有部分企業會花費幾十萬甚至上百萬預算去參加展會。在展會現場，大部分企業的布置方式較為傳統，一張咨詢臺，然后擺放好貨架展示產品，在擺放幾張桌椅方便客戶過來進行商談，還有就是將各類小禮品醒目的擺放在咨詢臺上，方便發放給前來參展的游客(前提是掃碼關注公眾號)。

 

6、商務洽談

 

涉及到商務洽談環節，要做好相關的接待工作，比如核心客戶過來，是否要安排相應的差旅和住宿飲食，然后現場的話，要涉及到登記、咨詢、引導、客戶接送等服務，對于其他潛在客戶，也要做好相應的商務禮儀，由企業高層出面會見和洽淡，發放好企業相關的紀念品等。

 

7、媒體宣傳

 

一方面，展會本身會通過電視、報紙、廣播、雜志、專業垂直媒體、門戶網站等渠道對展會進行多方面的預熱，那么企業可以通過與組委會達成合作，在宣傳通稿、展覽資料中進行品牌露出，達到預熱的宣傳效果。

 

8、活動預算

 

參加展會的整個預算要看具體活動方案的大小，有的企業可能花費幾萬元就搞定了，而有的企業則會花費幾十萬甚至上百萬。活動策劃活動的預算主要包括以下幾個方面：展位費用、交通出行、參展禮品、特色活動、兼職人員工資、住宿費、餐飲費、宣傳資料印刷費、活動物料采購、媒體宣傳費等。

 

9、活動評估和復盤

 

活動策劃活動結束后，要對活動整體進行數據整理和總結，比如接待了多少客戶、聯系到了多少潛在客戶、微信公眾號漲粉數、媒體發稿數量、品牌露出數據、活動策劃活動軟文閱讀數等，都要做好記錄并存檔，然后對活動的整體效果進行總結，尋求可優化的方案，方便下次呈現出更好的展會效果。