任何一場(chǎng)活動(dòng)，首先都需要一個(gè)詳細(xì)的可執(zhí)行的活動(dòng)策劃案。辦年會(huì)也是如此，雖然都是單位內(nèi)部人員，某些方面可以隨便點(diǎn)，但由于活動(dòng)關(guān)系到團(tuán)隊(duì)關(guān)系的融洽，因此作為活動(dòng)策劃者一點(diǎn)也不能馬虎，必須顧及方方面面，周密安排。

 

　　具體來(lái)講，一個(gè)年會(huì)策劃案內(nèi)容應(yīng)包括活動(dòng)目的、場(chǎng)地準(zhǔn)備、現(xiàn)場(chǎng)安排、活動(dòng)準(zhǔn)備、人員職責(zé)、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等，每一個(gè)部分都非常重要。

 

　　1.明確活動(dòng)目的，突出特色和主題

 

　　為什么要花錢(qián)舉辦年會(huì)活動(dòng)？當(dāng)然是有目的的。而和這個(gè)目的息息相關(guān)的就是本次年會(huì)的主題。有的單位是多少周年慶，有的單位是今年業(yè)績(jī)翻了多少倍，有的單位可能是拿到了多少個(gè)好項(xiàng)目，有的單位可能是制定了下一步的大目標(biāo)，每個(gè)單位對(duì)于這一年的關(guān)鍵詞都不一樣，而年會(huì)目的就要結(jié)合年會(huì)的主題進(jìn)行闡述，對(duì)于不同的年會(huì)主題應(yīng)該給員工、給外界傳達(dá)什么樣的信息，都需要在目的中闡述清楚。除了這些個(gè)性特色，年會(huì)還常帶有加深職工交流，營(yíng)造團(tuán)結(jié)活潑的團(tuán)隊(duì)氛圍，激發(fā)職工干事創(chuàng)業(yè)活力的目的。

 

　　2.明確年會(huì)場(chǎng)地，注重適度與功能

 

　　選擇年會(huì)場(chǎng)地，要全方位考慮實(shí)際需要，注重適度與功能。選擇場(chǎng)地需要注重以下幾方面的事項(xiàng)：

 

　　一、是會(huì)場(chǎng)地理位置。會(huì)場(chǎng)的地段是否比較偏，單位大部分員工前往這里需要的時(shí)間大概需要多久，有無(wú)地鐵站，有無(wú)公交車(chē)站，公交車(chē)的收班時(shí)間大概是多少，公交車(chē)站和附近的地鐵站有無(wú)公共站點(diǎn)提供換成，會(huì)場(chǎng)附近打車(chē)是否方便，會(huì)場(chǎng)是否方便尋找，等等，這些因素都需要從實(shí)際情況出發(fā)綜合考慮到。如果單位能夠安排車(chē)輛接送那就更好啦。

 

　　二、是會(huì)場(chǎng)的大小。活動(dòng)場(chǎng)地規(guī)模宜量力而行。考慮到會(huì)場(chǎng)的人員接納量，建議在參會(huì)人數(shù)基礎(chǔ)上上浮20%。因?yàn)橐话隳陼?huì)期間會(huì)安排一些團(tuán)隊(duì)互動(dòng)活動(dòng)，為了不顯得擁擠，所以會(huì)場(chǎng)適當(dāng)寬松點(diǎn)為佳。

 

　　三、是會(huì)場(chǎng)的效果。舞臺(tái)效果是否可以達(dá)到預(yù)期效果，燈光可以如何控制、音效如何、燈全亮和燈全滅是什么效果。對(duì)于舞臺(tái)的搭建效果，需要在沒(méi)人的時(shí)候查看一次，另外還需要在會(huì)場(chǎng)充滿人的情況下查看一次，可能是其他公司或組織在使用會(huì)場(chǎng)的時(shí)候，看看他們的會(huì)場(chǎng)效果，這樣可以很好的預(yù)見(jiàn)自己公司使用這個(gè)會(huì)場(chǎng)時(shí)候的現(xiàn)場(chǎng)效果。

 

　　四、是會(huì)場(chǎng)的配套設(shè)施。更衣間與后場(chǎng)間是否可以一氣呵成，舞臺(tái)旁邊需要必備一個(gè)換衣間和后場(chǎng)間，可以使觀眾在沒(méi)有打擾的情況下享受整場(chǎng)年會(huì)。有的會(huì)場(chǎng)需要表演人員拿著衣服奔向場(chǎng)外的洗手間換衣服，然后在奔到舞臺(tái)兩旁進(jìn)行后場(chǎng)，一場(chǎng)年會(huì)下來(lái)，表演人員一直都在來(lái)回穿梭，是一個(gè)很差的體驗(yàn)。其他還有一些小的選擇標(biāo)準(zhǔn)，如何會(huì)場(chǎng)的網(wǎng)絡(luò)情況、停車(chē)場(chǎng)地等等，這些項(xiàng)目可以根據(jù)單位的自身情況加入選擇標(biāo)準(zhǔn)中。

 

　　3.明確現(xiàn)場(chǎng)流程，嚴(yán)把時(shí)間節(jié)點(diǎn)

 

　　年會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的流程必須嚴(yán)謹(jǐn)，每一個(gè)時(shí)間點(diǎn)，對(duì)應(yīng)一個(gè)活動(dòng)內(nèi)容，時(shí)間點(diǎn)要具體到分鐘。

 

　　入場(chǎng)貴在有序。一定要考慮到人的流動(dòng)順序，不要讓參會(huì)者來(lái)回流動(dòng)，這會(huì)讓本來(lái)人就比較多的會(huì)場(chǎng)因?yàn)槿藛T的反復(fù)進(jìn)出，更加擁堵。比如，合理的流程是參會(huì)者先排隊(duì)簽到，簽到完成后隨即入場(chǎng)就坐，然后再組隊(duì)進(jìn)行合影拍照。不合理的流程是先入場(chǎng)就坐，然后再出來(lái)排隊(duì)簽到，然后再到場(chǎng)外進(jìn)行拍照留念。這樣的安排就沒(méi)有遵循人的流動(dòng)順序，使得現(xiàn)場(chǎng)混亂不堪。

 

　　暖場(chǎng)貴在溫馨。在正式開(kāi)始前，需要考慮到就坐的員工的體驗(yàn)，可以是放一些熱場(chǎng)曲，也可以是播放單位相關(guān)的一些視頻，可以是單位曾經(jīng)制作過(guò)的視頻，也可以是專(zhuān)門(mén)為本次年會(huì)制作的視頻，或者是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)大家的寄語(yǔ)，等等。播放這些視頻的好處是可以幫助員工醞釀情緒，老員工可以從中感受到更多的存在感，讓所有人提前都參與進(jìn)來(lái)。

 

　　致辭貴在激情。領(lǐng)導(dǎo)的致辭環(huán)節(jié)一定要安排的特別隆重，這是一個(gè)老板展示自己魅力的機(jī)會(huì)，所以致辭稿要飽含激情。同樣，這也是一次員工了解領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)會(huì)，很多員工平日里可能與老板都只有擦肩而過(guò)的機(jī)會(huì)，那這一次致辭便是讓所有員工來(lái)了解老板。領(lǐng)導(dǎo)致辭，可以與員工的互動(dòng)，讓會(huì)場(chǎng)氣氛達(dá)到最高點(diǎn)。

 

　　節(jié)目重在參與。年會(huì)的節(jié)目時(shí)間一般3小時(shí)左右為宜，大致有哪些、節(jié)目需要有多少個(gè)，每個(gè)節(jié)目時(shí)長(zhǎng)需控制在多長(zhǎng)時(shí)間范圍內(nèi)、互動(dòng)環(huán)節(jié)需要設(shè)置多少個(gè)，確定好以上內(nèi)容，通知各部門(mén)自導(dǎo)自演節(jié)目，重在參與。然后根據(jù)上報(bào)的節(jié)目，分不同性質(zhì)錯(cuò)開(kāi)進(jìn)行編排，力求現(xiàn)場(chǎng)有起有伏。現(xiàn)場(chǎng)主持人適當(dāng)安排一些互動(dòng)、游戲環(huán)節(jié)，參與者有獎(jiǎng)等等，以調(diào)動(dòng)員工參與積極性。

 

　　4.明確籌備進(jìn)度，堅(jiān)持責(zé)任到人

 

　　確定了年會(huì)場(chǎng)地、大致流程、節(jié)目，下一階段就是基于以上所有內(nèi)容制定籌備的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，明確責(zé)任到人。

 

　　對(duì)于節(jié)目要堅(jiān)持項(xiàng)目責(zé)任制，每一個(gè)項(xiàng)目都有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。這樣做的好處在于，可以更快地進(jìn)行決策，并推進(jìn)落實(shí)，每一個(gè)細(xì)分部分都有責(zé)任人，在于每一個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題，都能責(zé)任到人，快速進(jìn)行解決。可以制定一個(gè)職責(zé)表，在年會(huì)活動(dòng)當(dāng)天的人員職責(zé)表中一定要有一名總調(diào)度，當(dāng)天的所有人員安排都要服從總調(diào)度安排和調(diào)度，各塊出了問(wèn)題第一時(shí)間找自己板塊的負(fù)責(zé)人，最后再找總調(diào)度。此外，安排幾名機(jī)動(dòng)人員，應(yīng)對(duì)隨時(shí)出現(xiàn)的緊急情況。

 

　　5.明確活動(dòng)預(yù)算，堅(jiān)持適度原則

 

　　活動(dòng)預(yù)算根據(jù)單位的情況，量力而行，適度為宜。通過(guò)前面所有的策劃，整個(gè)項(xiàng)目的物資需求以及預(yù)算需求基本都已經(jīng)清楚，整理一份物資表和預(yù)算表，就可以很好的進(jìn)行項(xiàng)目成本的控制。

 

　　物資表要細(xì)致到物品的名稱(chēng)、數(shù)量、單位、用處、存放處、管理和搬運(yùn)人員、是否已采購(gòu)、租借時(shí)間、歸還時(shí)間。這樣的一份表格才方便物資的使用與清點(diǎn)，每一件物資都責(zé)任到人，如數(shù)家珍。

 

　　預(yù)算表要細(xì)致到項(xiàng)目名稱(chēng)、數(shù)量、單位、費(fèi)用、用處、有無(wú)發(fā)票、發(fā)票類(lèi)型、對(duì)應(yīng)責(zé)任人。在預(yù)算審批以及報(bào)銷(xiāo)的時(shí)候才能輕松應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)的疑問(wèn)。

 

　　最后，還要考慮各種臨時(shí)問(wèn)題的應(yīng)急方案。如預(yù)定的會(huì)場(chǎng)當(dāng)天無(wú)法使用、會(huì)場(chǎng)網(wǎng)絡(luò)情況差、主持人出現(xiàn)臨時(shí)狀況、老板因?yàn)樘厥庠蜻t到或者無(wú)法到場(chǎng)、話筒老是出問(wèn)題……等等。應(yīng)對(duì)各種情況都應(yīng)該制定相應(yīng)的備選方案，未雨綢繆才會(huì)使組織者在遇到緊急情況的時(shí)候臨危不亂、從容處置。