1、要布置好簽約廳

按照規范，簽約桌應當橫放于室內。在其后，可擺放適量的座椅。簽署雙邊性合同時，可放置兩張座椅，供簽約人就座。簽署多邊合同時，可以僅放一張座椅，供各方簽約人簽字時輪流就座；也可以為每位簽約人都各自提供一張座椅。簽約人在就座時，一般應當面對正門。

 

在簽約桌上，循例應事先安放好待簽的合同文本以及簽約筆、吸墨器等等簽約時所用的文具。與外商簽署涉外商務合同時還需在簽約桌上插放有關各方面的國旗。插放國旗時，在其位置與順序上，必須按照禮賓序列而行。例如，簽署雙邊性涉外商務合同時，有關各方面的國旗須插放在該方簽約人座椅的正前方。

 

2、要安排好簽約時的座次

簽約時各方代表的座次，是由主方代為先期排定的。合乎禮遇的作法是：在簽署雙邊性合同時，應請客方簽字人在簽字桌右側就座，主方簽字人則應同時就座于簽字桌左側。雙方各自的助簽人，應分別站立于各自一方簽字人的外側，以便隨時對簽字人提供幫助。雙方其他的隨員，可以按照一定的順序在己方簽字人的正對面就座。也可以依照取位的高低，一次自左至右（客方）或是自右至左（主方）地列成一行，站立于己方簽約人的身后。當一行站不完時，可以按照以上順序并遵照“前高后低”的慣例，排成兩行、三行或四行。原則上，雙方隨員人數，應大體上相近。

 

 

 

 

 

在簽署多邊性合同時，一般僅設一個簽約椅。各方簽約人簽約時，須依照有關各方事先同意的先后順序，依次上前簽字。他們的助簽人，應隨之一同行動。在助簽時，依“右高左低”的規矩，助前人應站立于簽約人的左側。與此同時，有關各方的隨員，應按照一定的序列，面對簽字桌就座或站立。

 

3、要預備好待簽的合同文本

舉行簽約儀式，是一樁嚴肅而莊重的大事，因此不能將“了猶未了”的“半成品”交付其使用；或是臨近簽約時，有關各方還在為某些細節而糾纏不休。在決定正式簽署合同時，就應當擬定合同的最終文本。它應當是正式的，不再進行任何更改的標準文本。

 

簽署涉外商務合同時，比照國際慣例，待簽的合同文本，應同時使用有關各方法定的官方語言，或是使用國際上通行的英文、法文。此外，亦可同時并用有關各方法定的官方語言與英文或法文。使用外文撰寫時，應反復推敲，字斟句酌，不要望文生義或不解其義而亂用詞匯。

 

4、要規范好簽約人員的服飾

按照規定，簽字人、助簽人以及隨員，在出席簽約儀式時，應當穿著具有禮服性質的深色西裝套裝、中山裝套裝，并且配以白色襯衫與深色皮鞋。男士還必須系上單色領帶，以示正規。

 

 

 

 

 

5、電子簽約形式成為主流

 

以上是傳統的簽約儀式形式，現在有很多會議上都會使用電子簽約了。互動大屏幕展示簽約主題，簽約人用ipad進行電子簽約，簽約名字將會展示在大屏幕上，創意的簽約形式可以為整場簽約儀式提高檔次，作為宣傳推廣來說是一件很好的事情。